Política de Relaciones con Proveedores

1. OBJETIVO:

El Grupo Bertolini estructuró un Programa de Integridad y adoptó normativas internas con el objetivo de comunicar los valores, compromisos y directrices institucionales que orientan sus prácticas comerciales y rutinas operacionales, con el fin de prevenir, monitorear y combatir riesgos de corrupción, de no conformidad legal y de conductas inapropiadas.

La presente Política de Relaciones con Proveedores (“Política”) forma parte del Programa de Integridad del Grupo Bertolini y fue establecida con la finalidad de establecer directrices y orientaciones sobre las relaciones comerciales existentes con sus proveedores, prestadores de servicios y otros socios de negocios, contemplando todas las áreas de actuación relativas a su cadena productiva. 

Las directrices aquí establecidas deben ser observadas como complementarias a las disposiciones del Código de Ética & Conducta del Grupo Bertolini.

2. ALCANCE:

La presente Política es adoptada por todas las entidades y unidades operativas que integran el Grupo Bertolini, incluyendo Bertolini S.A., sus controladas y subsidiarias, en Brasil y en el exterior, y se aplica a todos los proveedores nacionales, internacionales y potenciales del Grupo Bertolini.

Las directrices aquí dispuestas deben ser observadas por todos sus integrantes (accionistas, miembros del Consejo de Socios, miembros del Consejo de Administración, administradores, empleados, pasantes, aprendices) y terceros que, de forma autorizada y en razón del cumplimiento de sus funciones, actúen en nombre del Grupo Bertolini.

Esta Política será informada a todos los proveedores, prestadores de servicios y socios comerciales (incluidos representantes comerciales, franquicias, distribuidores, consultores, asesores y otros socios de negocios) del Grupo Bertolini (“proveedores”), independientemente de la existencia de contrato formal celebrado entre las partes, siendo que sus disposiciones rigen las relaciones de estos, por sí mismos, sus socios, administradores, colaboradores y/o tercerizados, con el Grupo Bertolini.

3. NORMAS APLICABLES:

4. SIGLAS Y DEFINICIONES:

ANPD – Autoridad Nacional de Protección de Datos

LGPD – Ley General de Protección de Datos – Ley nº 13.709/2018

5. HOMOLOGACIÓN, CONTRATACIÓN Y EVALUACIÓN

El Grupo Bertolini adopta procedimiento interno de selección y homologación de proveedores, que antecede la formalización de la relación comercial entre las partes, así como de evaluación y monitoreo de desempeño, con el objetivo de asegurar prácticas de competencia leal y la reducción de riesgos operacionales y reputacionales. El procedimiento contempla, acumulativamente, requisitos relacionados con la capacidad técnica, capacidad financiera, precio, cumplimiento de la legislación y de las especificaciones técnicas aplicables, cumplimiento de plazos e integridad. En cualquier momento de la relación comercial, el proveedor puede ser solicitado a presentar documentos y responder cuestionarios de evaluación de conformidad. 

El suministro o la prestación de servicios debe iniciar solamente después de la formalización de la relación comercial entre el Grupo Bertolini y el proveedor, sea mediante la celebración de contrato entre las partes o de aceptación formal de orden de compra o servicio.

Cuando ocurra la celebración de contrato entre el Grupo Bertolini y el proveedor, o la aceptación formal de orden de compra o servicio, el proveedor es informado sobre las políticas internas adoptadas por el Grupo y se compromete con su cumplimiento, bajo pena de finalización del contrato.

6. CONDICIONES DE RELACIÓN

6.1 INTEGRIDAD Y CONFORMIDAD

(a) los proveedores deben actuar en estricta conformidad con todas las normas de prevención de la corrupción y del blanqueo de capitales previstas en la legislación brasileña, así como en las legislaciones estatales, municipales y de otros países de actuación;

(b) los proveedores deben actuar en estricta conformidad con la legislación y regulaciones laborales, previsionales, fiscales y relacionadas al medio ambiente, privacidad y seguridad de la información, así como demás leyes aplicables a su negocio;

(c) los proveedores deben informarse sobre las políticas internas del Grupo Bertolini y comprometerse a cumplirlas;

(d) el Grupo Bertolini no permite ni tolera cualquier forma de acoso, discriminación o conducta ofensiva o inapropiada de sus integrantes y proveedores en el ambiente de trabajo y en las interacciones con terceros con quienes el Grupo mantenga relaciones comerciales.

6.2 CONFLICTO DE INTERESES

(a) los proveedores deben evitar situaciones que involucren conflicto entre intereses particulares suyos o de sus colaboradores con intereses del Grupo Bertolini, que puedan ser comprendidas como factor de interferencia en la relación comercial establecida entre las partes;

(b) los proveedores deben reportar al Departamento de Compliance del Grupo Bertolini la existencia de conflicto de interés real o potencial del cual lleguen a tener conocimiento.

6.3 OBSEQUIOS, REGALOS Y HOSPITALIDAD

(a) la aceptación u ofrecimiento de obsequios y/o regalos por integrantes del Grupo Bertolini debe observar lo dispuesto en la Política de Obsequios, Regalos y Hospitalidad;

(b) la aceptación u ofrecimiento de obsequios y/o regalos por integrante del Grupo Bertolini de o para proveedores es permitida siempre que sean promocionales, no personales, no exclusivos, sin valor comercial, no pudiendo superar el valor de R$ 100,00 (cien reales);

(c) el envío de obsequios y/o regalos por proveedores para cualquier tercero en nombre del Grupo Bertolini depende de previa y expresa autorización del Departamento de Compliance;

(d) la participación de integrantes del Grupo Bertolini en eventos patrocinados o promovidos por proveedores depende de previa aprobación del Departamento de Compliance.

6.4 USO DE LA MARCA

(a) queda prohibido a los proveedores cualquier tipo de uso no autorizado de la marca y de los productos y materiales del Grupo Bertolini;

(b) la utilización por los proveedores de los nombres comerciales, logotipos y marcas registradas, así como slogans, imágenes y piezas publicitarias del Grupo Bertolini, en websites, redes sociales y demás herramientas direccionadas a la promoción y divulgación de su actividad (aplicación de marca) depende de autorización previa expresa del Sector de Marketing.

6.5 INFORMACIONES CONFIDENCIALES Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

(a) los proveedores deberán tratar como confidenciales todas las informaciones compartidas por el Grupo Bertolini en el ámbito de la contratación, incluyendo informaciones técnicas, comerciales y de propiedad intelectual, no pudiendo utilizarlas indebidamente o divulgarlas a terceros, excepto mediante previa y expresa autorización o deber legal;

(b) los proveedores se comprometen a observar las normas de protección de datos personales previstas en la legislación brasileña, en especial la Ley nº 13.709/2018 (Ley General de Protección de Datos), debiendo realizar el tratamiento de datos personales siempre en observancia a los principios de buena fe, finalidad, adecuación, necesidad, libre acceso, calidad, transparencia, seguridad, prevención y no discriminación, con encuadre en hipótesis de tratamiento legal adecuado y para finalidades debidamente pactadas e informadas a los titulares.

7. DIRECTRICES GENERALES DE ACTUACIÓN

7.1 SOLICITAMOS A LOS INTEGRANTES DEL GRUPO BERTOLINI QUE SE COMPROMETAN A 

(a) exigir de los proveedores el respeto y el debido cumplimiento de la legislación vigente, incluyendo la legislación laboral y ambiental e incluyendo las leyes de combate a la corrupción, prevención del blanqueo de capitales y a la LGPD, y además, a las políticas internas del Grupo Bertolini, en especial su Código de Ética & Conducta;

(b) no admitir el inicio del suministro o de la prestación de los servicios sin que exista la formalización de la relación comercial;

(c) asegurar la igualdad de condiciones en la prospección, homologación y contratación de proveedores, con la observancia de prácticas de competencia leal entre los participantes;

(d) no favorecer a cualquier proveedor u ofrecer o aceptar cualesquiera ofertas o beneficios, directos o indirectos, de proveedores que puedan ser considerados como contrapartidas en beneficio propio o ventaja comercial;

(e) en la relación con proveedores, observar lo dispuesto en las demás políticas internas del Grupo Bertolini, en especial en las Políticas Anticorrupción y de Obsequios, Regalos y Hospitalidad y en el Manual del Proveedor.

7.2 SOLICITAMOS A NUESTROS PROVEEDORES QUE SE COMPROMETAN A

(a) iniciar el suministro o la prestación de los servicios solamente después de la formalización de la relación comercial; 

(b) tomar conocimiento de esta Política y de las demás políticas internas del Grupo Bertolini, así como del Código de Ética & Conducta, previamente al inicio del suministro o de la prestación de los servicios;

(c) actuar de forma ética y leal, cumpliendo integralmente sus obligaciones contractuales y legales, incluyéndose obligaciones laborales, previsionales, tributarias y ambientales bajo pena de finalización del contrato y medidas legales aplicables;

(d) actuar en conformidad con la legislación anticorrupción y antisoborno a las cuales está sujeta su actividad;

(e) repudiar e investigar conductas que puedan caracterizar discriminación, abuso, intimidación, amenaza y/o acoso de cualquier naturaleza;

(f) garantizar la seguridad de sus profesionales;

(g) jamás ofrecer, prometer o pagar soborno, coima u ofrecer cualquier otra forma de ventaja o beneficio para integrantes del Grupo Bertolini o agentes públicos en nombre del Grupo Bertolini o a su servicio;

(h) no promover propaganda político-partidaria u otra forma de publicidad no relacionada con el ejercicio de sus actividades en las dependencias del Grupo Bertolini;

(i) reportar al Grupo Bertolini casos de incumplimiento de las directrices establecidas en esta Política, así como en su Código de Ética & Conducta o demás políticas internas, o de conducta inadecuada o ilícita que llegue a tener conocimiento.

8. DENUNCIAS Y RESPUESTAS A LAS VIOLACIONES

Las denuncias relacionadas al incumplimiento de las directrices aquí establecidas serán debidamente evaluadas e investigadas por el Departamento de Compliance y/o por el Comité de Compliance.

El tratamiento de denuncias respetará el anonimato, cuando esta sea la opción del(a) denunciante, así como quedan establecidos los deberes de confidencialidad, imparcialidad y no represalia.

La investigación de denuncias puede resultar, eventualmente, en sanciones legales o disciplinarias, en el caso de integrantes del Grupo Bertolini, como advertencia verbal, advertencia escrita, suspensión o despido por justa causa, y, en el caso de proveedores, en suspensión o rescisión contractual, independientemente de previsión contractual expresa.

Para la comunicación de denuncias, pueden ser utilizados los siguientes canales:

• Canal de Ética: Canal Seguro | 0800 517 1001 | www.contatoseguro.com.br/grupobertolini

• Departamento de Cumplimiento: [email protected] | +54 2102 8500 | Grupo Bertolini

9. COMUNICACIÓN 

Todos los integrantes del Grupo Bertolini deberán consentir los términos de la presente Política, a través de la firma del Término de Consentimiento del Código de Ética & Conducta, siendo que el documento será debidamente comunicado por escrito a los nuevos integrantes al momento de su admisión.

Esta Política de Relacionamiento con Proveedores será comunicada a proveedores, prestadores de servicio y socios comerciales (incluidos representantes comerciales, franquicias, distribuidores, consultores, asesores y otros socios de negocios) del Grupo Bertolini, que, al conocerla y aceptarla, reconocen que todos los contratos y relaciones comerciales con el Grupo están sujetos a sus disposiciones.

Esta Política estará disponible, además, en el sitio web del Grupo Bertolini, en la App SaBer y en otros medios utilizados, en versiones en portugués.

En caso de dudas sobre temas relacionados con esta Política, se puede consultar al Departamento de Compliance o al Comité de Gobernanza y Compliance a través de los siguientes contactos: 

• Departamento de Compliance: [email protected] | +55 54 2102 8500 | Rua Pedro Dalla Costa, 565, Bairro Pradel – Bento Gonçalves, Rio Grande do Sul, Brasil.

10. VIGENCIA 

Esta Política entra en vigor en la fecha del 13/10/2022, por plazo indeterminado, pudiendo ser actualizada en cualquier momento, con sometimiento a las competentes instancias de gobernanza para aprobación.

11. HISTÓRICO DE REVISIÓN | CONTROLES APLICADOS AL DOCUMENTO